Digitalização de Acervo Acadêmico nas IES: Necessidade Legal e Contribuições à Gestão de Documentos
A digitalização de documentos tornou-se um processo estratégico e obrigatório para as Instituições de Ensino Superior (IES), especialmente diante das exigências do Ministério da Educação (MEC), logo a digitalização tornou-se um elemento essencial para garantir conformidade legal, eficiência administrativa e apoiar na segurança do acervo acadêmico, pois são informações que assumem, por determinado período, um viés social, já que impacta diretamente na vida acadêmica dos estudantes.
Atualmente, um dos principais benefícios da digitalização está no atendimento às normas do MEC relacionadas ao acervo acadêmico digital, pois as portarias vigentes determinam que os documentos acadêmicos sejam produzidos, armazenados e preservados em meio digital, assegurando requisitos como autenticidade, integridade, confidencialidade e rastreabilidade das informações. Atente-se o não cumprimento dessas exigências pode resultar em apontamentos durante processos de supervisão e avaliação institucional.
Além disso, a digitalização proporciona maior agilidade nos processos de avaliação do INEP/MEC, como credenciamentos, recredenciamentos e reconhecimento de cursos. Com documentos organizados e acessíveis digitalmente, a instituição reduz riscos de inconsistências, facilita auditorias e garante respostas rápidas às demandas dos sistemas oficiais.
Ressalta-se ainda que, a adoção da transformação digital fortalece a governança institucional e a transparência administrativa, uma vez que ao preservar o acervo acadêmico de maneira segura e estruturada, a IES demonstra maturidade organizacional, compromisso com a legislação educacional e preparo para os desafios futuros da educação superior, alinhando conformidade regulatória à sustentabilidade institucional.
Aqui na Arq Solution temos case de sucesso ao digitalizar acervo acadêmico de IES privada, que além de otimizar espaço físico, devido a identificação de documentos duplicados e elaboração de tabela de temporalidade documental, passou a acessar todos os documentos digitalizados por meio de software, sendo que toda a digitalização, renomeação, certificação digital e upload foram de nossa responsabilidade.
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